Lorsque vous parlez à des responsables qui ont des équipes distantes ou qui envisagent de passer à une configuration d’équipe plus dispersée, vous entendez les mêmes préoccupations se répéter à maintes reprises au sujet de la productivité – des inquiétudes sur la façon de garantir que la communication et la collaboration ne souffrir, comment suivre la productivité lorsque le travail ne se fait pas sur place et comment empêcher les gens de tomber hors de la boucle.
Heureusement, le travail à distance tend à se populariser et nous avons commencé à voir que tout cela est surmontable. Voici comment aborder ces grandes inquiétudes concernant la productivité des équipes distantes.
Communication
Franchement, même les responsables d’équipes « en local » pourraient souvent faire un meilleur travail avec une communication appropriée. Mais il est particulièrement important de mettre en place les bons systèmes de communication lorsque votre équipe est distante; lorsque les gens ne sont pas dans le couloir, vous ne pouvez vraiment pas laisser vos systèmes informels et ponctuels. La clé ici est d’établir des communications claires et de s’y tenir – que ce soit une combinaison hebdomadaire par téléphone et d’avoir tout le monde sur Slack ou Microsoft Teams en attendant, ou tout autre système qui fonctionne bien pour votre équipe – et ensuite être vigilant de s’y tenir. Et vous devez également que les membres de votre équipe soient vigilants, ce qui signifie définir des attentes claires sur la façon dont vous avez besoin que les gens opèrent à cet égard et faire attention à savoir si cela se produit réellement ou non.
De plus, vous devez être attentif aux signes indiquant qu’un employé distant est déconnecté ou désengagé. Si vous vous rendez compte que vous n’entendez pas beaucoup parler de quelqu’un et que vous ne savez pas exactement où il se situe sur les étapes clés de son travail, ne vous asseyez pas et attendez de voir comment cela se passe. Relativement rapidement, nommez ce que vous voyez («Je vous entends moins qu’auparavant, et je me sens en retrait sur les projets A et B»), demandez ce qui se passe et dites comment vous comme les choses fonctionnent à la place.
Suivi de la productivité
Les responsables se sentent parfois mal à l’aise de gérer des équipes distantes, car ils sont moins susceptibles de voir physiquement le travail accompli. Ce malaise peut surtout se manifester avec des projets de plus grande envergure et à long terme, où la capacité de voir les résultats pourrait prendre des mois. La clé ici est de créer des objectifs clairs avec des étapes claires et mesurables en cours de route, afin que vous et votre membre du personnel puissiez à la fois voir si le travail est en bonne voie ou non et corriger le cours si vous en avez besoin.
Bien sûr, une fois que vous avez défini ces jalons, vous devez les vérifier régulièrement, sinon ils ne vous serviront à rien. Plutôt que de faire cette dernière chose dont vous devez vous souvenir, confiez aux membres de votre équipe la responsabilité de planifier ces tâches et de vous assurer que les choses se produisent réellement.
Garder tout le monde connecté
Lorsque vous parlez à des responsables qui ont résisté à laisser les gens travailler à distance, la collaboration est toujours en haut de la liste des choses qu’ils disent craindre de devoir sacrifier. Si vous êtes une équipe fortement collaborative, pensez-vous, ne perdrez-vous pas cela si les gens ne partagent pas le même espace? C’est une préoccupation avec beaucoup moins de mordant ces dernières années, car des solutions technologiques sont apparues pour rendre la collaboration à distance beaucoup plus facile. Mais les solutions low-tech ont aussi un rôle, comme faire un point pour vérifier personnellement avec les gens (ce qui se passe avec eux en dehors du travail, comment s’est passé ce voyage en famille aux Maldives, comment vont les cours de piano du petit dernier? , etc.), en gardant un œil sur les opportunités de créer des liens entre le travail des gens (comme suggérer que Stéphane et Chloé se connectent sur des défis similaires auxquels ils sont chacun confrontés avec les clients ou que Thierry parle à Gaëlle de ce qu’elle a appris sur un projet connexe en dernier année), et simplement réunir toute votre équipe sur des appels réguliers afin que les gens aient la possibilité de parler en groupe.